Secrétariat général
Le Secrétariat général appartient au département des Affaires Générales. C’est un service synergisé ville/cpas interne à l’Administration.
Il centralise des lors et traite, tant pour la Ville que le Cpas, un grand nombre de dossiers relatifs aux demandes des Directions générales Ville et Cpas, des mandataires communaux et des mandataires de l’Action Sociale et celles des citoyens.
Le secrétariat général a plusieurs grandes missions :
- La gestion et le suivi des mandats politiques institutionnels, au sein des organes internes ville (Conseil communal, Commissions du Conseil, Collège, …) et cpas (Conseil de l’Action Sociale, Bureau permanent, Comités spéciaux,…) mais également au sein d’organes tiers (asbl communales, intercommunales, régies communales, etc…). Il constitue dès lors un lien entre ces organes tiers et les conseillers disposant d’un mandat dérivé ;
- La préparation, la gestion et le suivi des séances des organes décisionnels de la Ville (Conseil communal, Collège) et de celles des organes décisionnels du Cpas (Conseil de l’Action sociale, Bureau permanent) ou de séances communes Ville/Cpas (Conseil conjoint, Comité de concertation) ;
- La coordination et le suivi des demandes citoyennes (interpellations citoyennes, pétition), en ce compris celles des mandataires (questions écrites et interpellation des conseillers) ;
- La veille juridique relative aux dossiers qu’elle traite (en collaboration avec le service juridique du département) ;
Ces missions se déclinent en une multitude d’activités dont notamment :
- L’établissement des calendriers des séances des autorités décisionnelles Ville et Cpas, la centralisation et la gestion numérique des projets de délibération des divers services de l’Administration, la préparation des travaux des séances et constitution des dossiers, l’envoi des convocations dans les délais prescrits les rédactions de procès-verbaux des séances et leur mise à l’approbation, la retranscription des séances du Conseil, … ;
- La coordination des suivis : des délibérations, des décisions de tutelle, des publications des règlements et ordonnance aux valves, … ;
- La tenue des registres de présences des mandataires Ville et Cpas en vue de l’établissement des jetons de présence ;
- Le respect des obligations institutionnelles pour la Ville et le Cpas (déclaration de mandats et de patrimoine, rapports de rémunérations) ;
- Le calendrier et les procès-verbaux des comités de directions Ville et Cpas ;
- La mise à jour des règlements d’ordre intérieur du Conseil communal, du Collège communal, du Conseil de l’Action sociale ;
- etc…